Cumplimiento y privacidad en Brenntag

Colaborar con personas que marquen la diferencia

Siempre hemos dado una gran importancia a una gobernanza corporativa responsable, ética y sostenible. Nuestra máxima prioridad es cumplir los requisitos legales, así como las políticas internas voluntarias que promuevan aún más nuestra conducta comercial y nuestros valores subyacentes.

Para ello, hemos establecido una organización de cumplimiento dentro de la empresa y, al mismo tiempo, implementado sistemas de control interno y gestión de riesgos. Cada empleado es personalmente responsable de cumplir con todas las leyes, directivas, políticas y regulaciones aplicables.

Nuestro Código de conducta y ética empresarial

Como aspecto central de nuestro sistema de cumplimiento, nuestro Código de ética y conducta empresarial abarca los requisitos fundamentales para las actividades comerciales generales de Brenntag en campos tales como:

lucha contra la corrupción
lucha contra el blanqueo de capìtales
libros, registros e informes financieros
ley de competencia y antimonopolio
conflictos de intereses
confidencialidad
protección de datos y seguridad de la información
cumplimiento de comercio exterior
prevención de fraudes
tráfico de información privilegiada
manipulación y protección de los bienes de Brenntag
salud, seguridad y protección del medioambiente
derechos humanos y prácticas laborales

Nuestro Código de conducta para proveedores

Nos comprometemos a desarrollar nuestra actividad siempre de acuerdo con la ley y la ética empresarial, sin perder de vista nuestra responsabilidad social y medioambiental.

Como parte de este compromiso, tal y como se describe en el Código de conducta para proveedores de Brenntag, esperamos que nuestros proveedores también cumplan con

todas las leyes y normativas aplicables,
los principios relacionados con buenas prácticas empresariales de gobernanza,
los derechos humanos y las condiciones de trabajo adecuadas y
la responsabilidad medioambiental.

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Código de conducta y ética empresarial

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Código de conducta para proveedores

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: El Consejo de Administración dirige la organización de cumplimiento. El vicepresidente principal de Cumplimiento y Privacidad del Grupo Brenntag informa periódicamente al director ejecutivo, al Consejo de Administración y al Consejo de Supervisión sobre cuestiones de cumplimiento.
Las reuniones periódicas del Comité de Auditoría del Consejo de Supervisión también incluyen un control de posibles casos de denuncia de irregularidades, así como del desarrollo continuo del sistema de gestión del cumplimiento a nivel de todo el grupo. Dentro de las regiones globales, los Gerentes Regionales de Cumplimiento garantizan que exista un vínculo estrecho con nuestras actividades comerciales al coordinar el sistema de gestión de cumplimiento a nivel regional.
Estos gerentes revisan e informan de todos los problemas de cumplimiento y de cualquier pregunta relacionada con el cumplimiento que se les haya planteado. Participan en un intercambio regular de información y experiencias junto con el vicepresidente principal de Cumplimiento y Privacidad del Grupo Brenntag. Los Contactos de Cumplimiento Local asisten al Gerente Regional de Cumplimiento en su trabajo. Así, nos aseguramos de que nuestra gestión del cumplimiento esté estrechamente interrelacionada con nuestras actividades comerciales a nivel regional y local.

La prevención de la corrupción es un elemento fundamental de nuestro sistema de gestión de cumplimiento. Los requisitos a nivel de todo el grupo relacionados con la lucha contra la corrupción se especifican en políticas y directrices internas. Estas normas se aplican a todos los empleados por igual y el cumplimiento de las mismas está bajo supervisión.

Tenemos una política de tolerancia cero hacia la conducta indebida de los empleados, y cualquier conducta de este tipo puede dar lugar a las correspondientes medidas disciplinarias o tener consecuencias de conformidad con la legislación laboral. Además del Código de conducta y ética empresarial, hemos implementado una directriz anticorrupción para todo el grupo, que especifica qué tipo de conducta se espera de todos los empleados para protegerse a sí mismos y a Brenntag de toda conducta corrupta.

La directriz de control interno contiene requisitos y medidas adicionales para combatir la corrupción, tales como:

garantizar la separación de funciones
cumplir con el principio de doble verificación
cumplir con el requisito de obtener ofertas comparativas de los proveedores y prestadores de servicios

Periódicamente se llevan a cabo auditorías internas en nuestras entidades para garantizar el cumplimiento de estas directrices. Otros elementos del sistema de gestión del cumplimiento relacionados con la prevención de la corrupción en Brenntag son los cursos de formación para empleados orientados a grupos objetivo y nuestro sistema de denuncia de irregularidades, a través del cual se puede aportar información de forma anónima.

: Como líder de mercado mundial en distribución de productos químicos, Brenntag debe cumplir con todas las leyes aduaneras y de comercio exterior vinculantes en otros países, así como con las restricciones a las exportaciones o importaciones de bienes, servicios y tecnologías particulares a, o desde, países sujetos a sanciones o embargos.
Esto se aplica también a las entregas a, o desde, empresas o personas incluidas en listas de personas sancionadas. Además, los empleados de Brenntag están obligados a cumplir con todas las restricciones comerciales aplicables resultantes de embargos internacionales, las cuales suelen limitar o prohibir la realización de pagos y transacciones de capital con países específicos.
Cumplimos esta obligación en parte mediante el uso de un cribado basado en TI. Con la ayuda de esta aplicación informática, comprobamos periódicamente que clientes y proveedores no estén incluidos en listas de sanciones emitidas por las Naciones Unidas, la Unión Europea, los EE. UU. y otros países en los que opere Brenntag. Si surgen sospechas, se realiza un control exhaustivo con base en toda la información disponible. Si se confirma una sospecha, no se realizará ninguna entrega y, si es necesario, se tomarán medidas adicionales en coordinación con las autoridades.

: Para cumplir con los crecientes requisitos de protección de datos global, el Consejo de Administración nombró un Delegado de Protección de Datos del Grupo (GDPO) en 2018. Como jefe del departamento de Protección de Datos Global, el GDPO informa de manera independiente y directa al Consejo de Administración.
El departamento de Protección de Datos Global es el responsable de desarrollar, implementar y gestionar el sistema de gestión de protección de datos del Grupo. Los coordinadores de protección de datos de las distintas regiones apoyan al departamento de Protección de Datos Global e informan a la unidad central.

Nuestro canal SpeakUp®

El éxito de nuestra empresa radica en la integridad y el cumplimiento de cada uno de nuestros empleados y socios comerciales, no solo con los requisitos legales, sino también con los principios de Brenntag descritos en nuestro Código de conducta. Para nosotros es de máxima prioridad garantizar que todos los que trabajen en nuestra empresa o con ella se sientan cómodos al hablar sin reservas y plantear preguntas, inquietudes sobre cuestiones éticas o casos de incumplimiento, sin temor a represalias.

Para permitir que nuestros empleados y socios comerciales planteen sus inquietudes, hemos implementado un canal, SpeakUp®, que garantiza la notificación anónima de cualquier inquietud relacionada con cuestiones éticas o de incumplimiento de la ley por parte de un empleado de Brenntag.

El canal es administrado por un proveedor externo, lo que garantiza que toda la información recibida por los empleados de Brenntag encargados de revisar las inquietudes sea anónima. Estamos comprometidos con la protección de las personas que planteen inquietudes de buena fe y de todos aquellos que contribuyan a la revisión o investigación de cualquier posible conducta indebida. No se tolerará ningún tipo de discriminación, medida de empleo adversa o represalia contra dichas personas.

Asimismo, nos comprometemos a respetar la presunción de inocencia de los afectados por cualquier inquietud planteada hasta que no se demuestre la violación en cuestión. Todas las revisiones de conducta se llevan a cabo con la máxima confidencialidad. La información se tratará con arreglo a las leyes de protección de datos aplicables.

¿Cómo notificar una inquietud sobre cumplimiento?

Presente su inquietud a través de un formulario web del canal SpeakUp® o llame a un número gratuito para dejar un mensaje.

No deberá enviar ninguna información de contacto personal, ya que recibirá un número de caso individual y un código de acceso que le permitirá comprobar (a través del formulario web) cualquier comunicación que Brenntag le haya enviado a través de este enlace web. Si utiliza el número gratuito, tenga en cuenta que el proveedor externo grabará y transcribirá su mensaje.

Brenntag no recibirá ese mensaje, sino la transcripción escrita. También se le asignará un número de caso individual y un código de acceso para comprobar (a través del formulario web) cualquier comunicación que Brenntag le haya enviado a través de este enlace web.

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Iniciar un informe

Para que su mensaje sea procesado y revisado, es importante que el informe sea lo más específico posible (quién, qué, cuándo y cómo) y que incluya información de respaldo, como, por ejemplo, copias de documentos o nombres de personas que hayan presenciado el mismo incidente.

Tenga en cuenta que las afirmaciones muy generales o las declaraciones vagas no se pueden investigar. Una vez que haya enviado su informe, recibirá un número de caso individual. Conserve este número debidamente, pues lo necesitará para comprobar cualquier comunicación que Brenntag le haya enviado a través de este enlace web. Nos tomamos en serio todas las inquietudes planteadas a través de este canal y llevaremos a cabo las acciones adecuadas en cada caso.

Le mantendremos informado sobre nuestro progreso. Certificado con los más altos estándares de seguridad y protección de datos, SpeakUp® obtiene la certificación ISAE3000 de Tipo II en cada trimestre.